Level Manajemen dan Arus Informasi
Tugas Pengantar Teknologi Informasi Prodi Sistem Informasi UNIDHA
SISTEM INFORMASI
A. Informasi
dan Sistem Informasi
a. Informasi
Raymond McLeod (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang
telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya.Alat pengolah
informasi dapat meliputi elemen komputer, elemen non komputer, atau
kombinasinya.
Sumber informasi adalah data.Data adalah kenyataan yang
menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.Kejadian (event) adalah
sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.Informasi diperoleh setelah data-data
mentah diproses atau diolah. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski,
agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka harus memenuhi kriteria berikut
:
1. Informasi harus akurat,
sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
2. Informasi harus relevan,
benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan.
3. Informasi harus tepat
waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di
dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi
yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa
kegunaan.Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak dalam
organisasi.Nilai sebuah organisasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan
biaya untuk mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
b. Sistem Informasi
Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi
untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari
orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang
tergorganisasi.Biasanya suatu perusahan atau badan usaha menyediakan semacam
informasi yang berguna bagi manajemen. Sebagai contoh: Perusahaan toko buku
mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku
setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut,
seorang manajer bisa membuat kebutusan, stock buku apa yang harus segera mereka
sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling
laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah
stocknya lebih banyak dari buku lainnya.
Pengertian Sistem Informasi menurut
beberapa Ahli
Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau
alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan
komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin,
membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar
pengambilan keputusan yang tepat.
Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas
Sistem Informasi adalah
suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi
akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan
pengendalian di dalam.
B. Level
Manajemen dan Arus Informasi
Di dalam organisasi tradisional, umunya terdapat empat kelompok,
yaitu manajemen lini atas, manajemen lini tengah, manajemen lini bawah, dan
pegawai non-manajemen.Keempat kelompok tersebut sering digambarkan dalam bentuk
piramida sebagaimana diperlihatakan pada gambar 1.1.
Gambar 1.1Level manajemen dalam organisasi
a. Manajemen Lini Atas
Manajemen lini atas atau sering disebut manajemen strategis
adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan
strategis.Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang
sekali menggunakan prosedur yang digunakan.Di dalam organisasi besar, direktur
utama, direktur pemasaran, direktur keuangan dan akuntansi, dan direktur
produksi termasuk dalam katagori manajemen lini atas.
b. Manajemen Lini Tengah
Manajemen lini tengah atau sering disebut manajemen taksis
adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taksis,
yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis
suatu organisasi.Termasuk dalam organisasi ini adalah manajemen pabrik,
manajemen operasi, dan manajemen akuntansi.
c. Manajemen Lini Bawah
dan Pegawai non-manajemen
Manajemen lini bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab
terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi.Fokus utama
manajemen ini adalah mengawasi para pegawai non-manajemen, memantau kegiatan
sehari-hari, dan melakukan tindakan koreksi jika sewaktu-watu dibutuhkan.Yang
termasuk manajemen lini bawah adalah penyelia (supervisor), kepala
proyek, dan kepala bagian.Sedangkan yang termasuk pegawai non-manajemen adalah
semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir
secara vertikal dan horizontal.Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus
vertikal ke atas dan arus vertikal ke bawah.Arus informasi vertikal ke bawah
berupa strategi, sasaran, dan pengarahan.Arus informasi ke atas berupa
ringkasan kinerja organisasi.
. Jenis Keputusan
Jenis keputusan dibagi menjadi tiga jenis :
1. Keputusan terstruktur (structured
decision) adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang, bersifat
rutin, dan prosedur pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan
ini terutama dilakukan pada manajemen lini bawah. Contoh keputusan
terstruktur adalah pemesanan barang.
2. Keputusan semiterstruktur
(semistructured decision) adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni
sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap haru
dilakukan oleh pengambil keputusan. Contoh keputusan semiterstruktur
adalah pengevaluasian kredit.
3. Keputusan tidak
terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang penanganannya
rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu
terjadi. Keputusan ini umumnya terjadi pada menejemen lini
atas. Contoh keputusan yang tidak terstruktur adalah pengembangan
teknologi baru.
D. Jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dapat dibedakan menurut dukungan terhadap
berbagai level manajemen maupun area fungsional (departemen). Menuru
dukungan terhadap berbagai level manajemen, terdapat jenis sistem informasi
yang dinamakan TPS (Transaction Processing System), MIS (Management
Information System), DSS (Decision Suppot System), EIS (Executive
Information System), OAS (Office Automation System), GSS (Group
Support System), dan ISS (Intellegent Support System).
Sistem
|
Fungsi
|
Pemakai
|
TPS
|
Menghimpun dan menyimpan informasi
transaksi
|
Orang yang memproses transaksi
|
MIS
|
Mengonversi data yang berasal dari TPS
menjadi informasi yang berguna dan memantau kinerja organisasi.
|
Semua level manajemen
|
DSS
|
Membantu pengambil keputusan dengan
menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa
informasi.
|
Terutama manajemen lini tengah
|
EIS
|
Menyediakan informasi yang mudah
diakses dan bersifat eksekutif dan kemampuan drill-down untuk
melihat data yang lebih detil.
|
Umumnya untuk manajemen lini atas.
|
ISS
|
Sistem cerdas yang digunakan untuk
membantu pemecahan masalah.
|
Orang yang hendak memecahkan masalah
yang memerlukan kepakaran.
|
OAS
|
Sistem yang menyediakan fasilitas
untuk memproses dokumen atau bertukar pesan sehingga oekerjaan dapat
dilakukan secara efisien dan efektif.
|
Staf maupun manajer.
|
GSS
|
Jenis sistem informasi yang digunakna
untuk mendukung sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok.
|
Anggota tim kerja atau para manajer.
|
Sedangkan menurut area fungsional dalam perusahaan terdapat
sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi
manufaktur, sistem informasi pemasaran, dan sistem informasi sumber daya
manusia.
Sistem
Informasi
|
Keterangan
|
Sistem
informasi akuntansi
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh akuntansi (departemen
atau bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.
|
Sistem
informasi keuangan
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan (departemen/bagian
keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaaan.
|
Sistem
informasi manufaktur (disebut juga SI Produksi atau SI Operasi)
|
Sistem
informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung
manajemen perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun pengendalian) dalam
menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang
dihasilkan perusahaan.
|
Sistem
informasi pemasaran
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.
|
Sistem
informasi SDM
|
Sistem
informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia.
|
Sistem-sistem
seperti diatas dikenal sebagai sistem informasi fungsional.
Dalam
praktik, sistem informasi yang disediakan dalam organisasi umumnya merupakan
gabungan dari beberapa sistem informasi yang ditujukan untuk beberapa level
pemakai.Sistem seperti ini dinamakan sistem informasi hibrida atau terkadang
dinamakan sistem informasi terintegrasi vertikal.Contohnya integrasi antara
sistem TPS, MIS, dan EIS.Pada contoh ini, MIS mengambil data dari TPS,
sedangkan EIS mengambil data dari TPS dan MIS.
E. Sistem Antar Organisasi
Sistem antarorganisasi adalah sistem yang mengotomatiskan arus
informasi antarorganisasi untuk mendukung perencanaan, perancangan,
pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dan jasa.Implementasi sistem
organisasi terkadang melibatkan anatara penjual dan pembeli, membentuk sistem
yang disebut dengan CIS (Customer Integrated System).CIS adalah sistem
yang memungkinkan pelanggan dapat berinteraksi langsung dengan sistem informasi
milik suatu perusahaan.Contoh yang paling umum adalah sistem
ATM. Dalam hal ini, pengguna dapat menentukan sendiri jumlah uang
yang akan diambil.
F. Unit Layanan Sistem Informasi
Organisasi yang mempunyai sistem informasi pada umunya
mempunyai wadah atau bagian dengan nama EDP (Electronic Data
Processing) atau PDE (Pengolahan Data Elektronis), MIS (Management
Information System), teknologi informasi, ataupun nama yang semacam
itu. Akan tetapi, tentu saja sistem organisasi sistem informasi
sangat bervariasi; bergantung pada kompleksitas pekerjaan yang ditangani.Gambar
1.2 menunjukkan contoh struktur organisasi sistem informasi yang terpusat,
sedangkan gambar 1.3 memperlihatkan contoh struktur organisasi sistem informasi
yang tersebar.
Gambar
1.2 Struktur organisasi sistem informasi terpusat
Gambar 1.3 Struktur
organisasi sistem informasi yang tersebar.
Di dalam organisasi yang mempunyai staff penunjang sitem
informasi, semua pegawai yang berada di bawah bagian sistem informasi biasa
disebut prefesional sistem informasi (profesional teknologi informasi) atau
spesialis sistem informasi (spesialis teknologi informasi.Adapun staff di luar
bagian sistem informasi, yang menggunakan sistem, biasa disebut pemakai akhir (end-user).Dalam
praktik, tidak semua perusahaan memiliki semua personil seperti itu.Kadangkala,
seseorang merangkap beberapa pekerjaan sekaligus.Hal seperti ini biasa dijumpai
pada perusahaan-perusahaan berskala kecil di Indonesia.
G. Pengembangan Sistem Informasi
Ada banyak cara dalam mengembangkan sistem informasi,
seperti insourcing, prototyping, pemakaian paket
perangkat lunak, selfsourcing, dan outsourcing.
a. Insourcing
Pada masa sekarang masih banyak perusahaan yang mengadakan
sistem informasi dengan car melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal
dengan istilah insourcing. Pengembangan ini dilakukan
oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic
Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information
System).
Pengembangan sistem pada umumnya dilakukan dengan menggunakan
SDLC (System Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan
sistem. Dengan menggunakan SLDC ini, organisasi akan mengikuti enam
langkah penting yang mencakup tahapan sebagai berikut :
1. Perencanaan, yaitu
membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana strategis
dalam organisasi.
2. Penentuan ruang lingkup,
yaitu penentuan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.
3. Analisis, yaitu menentukan
kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
4. Desain, yaitu merancang
sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pda tahapan analisis.
5. Implementasi, yaitu membua
sisem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
6. Pemeliharaan, yaitu mendukung
sistem yang telah berjalan.
b. Prototyping
Prototyping merupakan suatu pendekatan
yang membuat suatu model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu produ, layanan,
atau sistem usulan.Modelnya dikenal dengan sebutan protoype. Langkah
dalam prototyping adalah :
1. Mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan dasar pemakai.
2. Mengembangkan sebuah prototype.
3. Menggunakan prototype.
4. Memperbaiki adan
meningkatkan prototype.
c. Pemakaian Paket
Perangkat Lunak.
Pada praktiknya, sebuah paket perangkat lunak seringkali belum
sesuai dengan semua kebutuhan perusahaan.Namun, adakalanya kemampuan yang
ditawarkan sebuah paket perangkat lunak jauh melebihi dari kebtuhan.Oleh karena
itu, diperlukan pula tindakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan
yang ditawarkan paket perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan.Umumnya,
paket perangkat lunak dijual dalam bentuk modul-modul secara tepisah; misalnya
berupa modul Account Payable, Accounts Receiveable, Payroll,
dan General Ledger.Pada keadaan seperti ini, tentu saja modul-modul
yang sekiranya belum diperlukan bisa tidak dibeli. Dalam hal ini,
ada tiga alternatif yang biasa dilakukan setelah ditemukannya
perbedaan-perbedaan :
1. Memodifikasi paket
perangakat lunak disesuaikan dengan kebutuhan.
2. Mengubah prosedur dalam
perusahaan agar diseusaikan dengan prosedur yang diterapkan pada paket
perangkat lunak.
3. Menggunakan paket
perangkat lunak tersebut tanpa melakukan perubahan apapun.
d. Selfsourcing
Alternatif lain dalam mengembangkan sistem yakni berupa selfsourcing,
yang berarti suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi
yang dilakukan oleh para pekerj adi suatu area fungsional dalam organisasi
dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa bantuan
sama sekali. Model ini biasa dikenal dengan istilah end-user
computting atau user application development.
e. Outsourcing
Outsourcing adalah pendelegasian terhadap
suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu
tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang
umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah bidang layanan kebersihan
ruangan.Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah
menerapkan outsourcing.Dalam hal ini, pengembangan sistem dilakukan
oleh perusahaan luar.Pada praktiknya, outsourcing sistem
informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga
pada pengoprasiannya.
Secara prinsip, ada lima alasan yang mendasari pemilihan outsourcing :
1. Menghemat uang;
memperoleh Return On Investment (ROI) yang lebih besar.
2. Fokus pada kompetensi
utama.
3. Mencapai tingkat
kepegawaian yang fleksibel.
4. Mendapatakan akses ke
sumber daya global.
5. Memperpendek waktu untuk
masuk ke pasar.
Website Prodi Sistem Informasi UNIDHA : http://si.unidha.ac.id
Dosen Pengampu PTI , Faradika, M.Kom : http://faradika.id
Komentar
Posting Komentar